Ügyvitelszervezés

Amikor azonban mindezt úgy várja el a kisvállalkozás vezetője a könyvelőjétől, hogy valójában nem is tisztázták előre, hogy a szerződésük az adott díj fejében milyen szolgáltatásokat tartalmaz, akkor vezetőnket igen nagy meglepetés éri, hiszen a könyvelő alapfeladata – nevéből is adódóan – a könyvelés valamint az adóbevallások és a számviteli beszámolók elkészítése, benyújtása. Minden egyéb szolgáltatási elem többlet, amit bár a könyvelők szívesen vállalnak, azonban mindez már megegyezés tárgya.

Tény, hogy a könyvelőknek, könyvelőirodáknak is nagy a felelőssége e téren, hiszen sajnos gyakran tapasztalható, hogy az új megbízó megszerzése érdekében jóval több szolgáltatási elemet ígérnek előre élőszóban, mint amit végül a szerződés tartalmaz, és amit végül ténylegesen nyújtani képesek. Ezen az úton előre borítékolni lehet a megbízó csalódását.

Mit tehetnek a könyvelőirodákat megbízó cégek vezetői, hogy céges ügyvitelük a lehető legkevesebb időt és energiát igényelje tőlük, és még pénzt is spóroljanak azzal, hogy a könyvelőirodai szolgáltatásokból kevesebbet kell igénybe venniük?

Szervezettség kérdésében a nagyvállalatok és a kisvállalatok között óriási szakadék tátong. A nagyvállalatok működése gondosan szervezett, áttekinthető, és nyomon követhető folyamatok rendszerében zajlik, míg a kisvállalkozások jelentős része az ügyvitelszervezését illetően leginkább Becket szerepében állná meg a helyét egy színpadon:

„A mi nagy erőnk Szentatyám abban van, hogy nem tudjuk pontosan, mit akarunk. Ám szándékaink mély bizonytalanságából a taktikai lépések varázslatos gazdagsága születik.” (Anouille: Becket)

A hazai kisvállalkozások többségében az azonnali, előkészítés nélküli döntések sokasága születik a mindennapokban, végül vagy sikerül, vagy nem. Igaz, ami nem öl meg, az megerősít, de kérdés, hogy mennyiért teszi ezt.

Sokan a rendelkezésre álló pénz mennyiségének különbségével indokolják a cég szervezettségének szintjét, azonban a dolog sokkal egyszerűbb ennél. Kicsi cégek, kicsi ráfordítással vagy akár ingyenesen is hihetetlen fejlődéseket képesek megvalósítani.

Mi a DR. SZÁM Pécsi Könyvelőirodában lehetségesnek tartjuk, hogy a nagyvállalatok összehangolt folyamataiból, amit lehet, és amit érdemes, és még gazdaságos is, alkalmazzunk a kisvállalkozások napi életében is, kicsiben. Sok kisvállalati vezető legyint erre, azonban az eredmények önmagukért beszélnek. A cégben a jól szervezett folyamatok rendszere, és az alkalmazott technikai megoldások igen sok pénzt hagynak a vállalkozás kasszájában azzal, hogy az átfutási idők csökkennek, kevesebb emberi erőforrásra van szükség, biztonságot nyújt, lehetőségeket kínál a nem szándékolt hatások ellen, mindemellett a végeredmény kiszámíthatóvá válik, ami a minőség szintjének emelésével több megrendelőt, vevőt is vonz.

Mi tehát ez az ügyvitelszervezés, ami a fenti célokhoz vezető út lehet?

Egy belső szabályozási rendszer kialakítása a cég céljainak megfelelő működés érdekében, amely a jogszabályok és az üzleti érdekek által behatárolt területen jön létre.

Az ügyvitelszervezés során a cég működését szabályozó szabályzatok készülnek, melyhez végrehajtó megoldásokat rendelünk. Lehetnek ezek egyszerűen hatáskörök, felelősségi területek, és lehetnek technikai eszközök, mint pl. a számítógépek, okostelefonok, tabletek stb. Itt a legegyszerűbb megoldásoktól (kockás füzet, Excel tábla Google ingyenes online eszközök stb.) a kifinomult célszoftverekig bármi elképzelhető, amit a cégvezető affinitása, és a cég költségvetése aktuálisan megenged. Egyáltalán nincs szükség méregdrága megoldásokra, ha valaki a beruházási ráfordításoktól tart, jó hírem van, akár teljesen ingyenes eszközök is hadra foghatók. Nem az alkalmazott technika és szoftver bekerülési értéke, hanem maga az ügyvitelszervezés szándéka és végrehajtása már elegendő a hatékony irányítási rendszer megalkotásához.

A DR. SZÁM Pécsi Könyvelőiroda példákkal, tanácsokkal, és a megvalósítás során aktív segítséggel járulhat hozzá egy kisvállalkozás belső irányítási rendszerének kialakításához, hatékonnyá tételéhez.

Miért egy könyvelőiroda vállalja ezt fel?

A DR. SZÁM Könyvelőiroda nem egy hagyományos könyvelőiroda, hiszen a klasszikus könyvelés már a múlté, változni kellett és mi megtettük, illetve tesszük folyamatosan, összhangban környezetünk változásával. Ez az irányvonal összekapcsolja a könyvviteli szolgáltatást az ügyvitelszervezéssel, hiszen a könyvviteli és adóügyi feladatok színtere ma már teljes terjedelmében a számítógépekre és az internetre került. Egyre több kis gépelő munkáskéz pihenhet meg, mert a gépek közötti kapcsolatok átvették az adatok továbbításának terhét, a korszerű, fejlett könyvelőirodákban ma már nem gépelünk be számlaszámokat, dátumokat és tételszövegeket a könyvelőprogramba, sőt az egyre szélesebb körben terjedő standardizálás eredményeként a gépek a könyvelés egyéb feladatait is képesek elvégezni, mint a számlakijelölés, adó-meghatározások, és persze az üzleti elemzések sokasága.

Az aktuális technikai forradalomban a könyvelőirodák automatizálása manapság még csak a hatósági rendszerek irányában valósult meg kiterjedt mértékben. Az adóhivataltól érkeznek a könyvelendő számlák adatai, az adóbevallásokat és beszámolókat pedig az állami elektronikus rendszerekben teljesítjük (ÁNYK, Ebev, Onlineszámla, EKAER, OPG, ASP, e-Papír stb.) ügyfélkapun, vagy a cégkapun át. A következő lépés a könyvelőiroda gépeinek az egyéb gazdasági szereplők rendszereivel való összekapcsolása lett, ebben is komoly előrelépés történt már, de itt még bőven van hova fejlődni. A könyvelőirodai gépek banki forgalmat kérnek le (PSD2), céginformációkat, közhiteles adatokat szereznek be valós időben az adatfeldolgozás során (pl. adószám érvényessége, cég státusza, megbízhatósága stb.). A további feladat a könyvelőiroda ügyfeleinek irányítási rendszereit bekapcsolni ebbe a hálózatba. Természetesen, ahol sikeres – de nem feltétlenül bonyolult és drága – ügyvitelszervezés történt.

Ízelítőül lássuk, hogy kezdődik a szervezett ügyvitel kialakítása:

Mindenekelőtt át kell gondolnunk, ha tehetjük, fel kell vázolnunk jelenlegi tevékenységeink folyamatát, majd lépésről lépésre haladva meg kell vizsgálnunk és meg kell válaszolnunk a következő kérdéseket: