Tájékoztató
a DR. SZÁM Könyvelő és Adótanácsadó Iroda
szolgáltatásainak elszámolási rendjéről
A szolgáltatásra kötött szerződés szerint az időszaki elszámolásra az alábbi változatok egyikét alkalmazzuk:
Havi fix átalánydíjas elszámolás
Ezt a konstrukciót ügyfelünk kérésére abban az esetben alkalmazzuk, ha a könyvelt vállalkozás működése behatároltan kiegyensúlyozott, azaz hónapról hónapra nagyjából ugyanolyan mennyiségű bizonylat feldolgozására van szükség. Az elszámolás a havi fix átalánydíj számlázásából áll.
Teljesítéssel arányos elszámolás
Egyedi megállapodás hiányában ez az elszámolási mód az alapértelmezett. A havonta szélesebb skálán változó működésű vállalkozások könyvelése során a szolgáltatás díjazásában érvényesül a ténylegesen felhasznált könyvelőirodai erőforrások értéke, vagyis az elszámolásban megjelenik a könyvelt tételek mennyisége, a bérelszámolással érintett létszám és az alapszolgáltatáson felüli egyéb szolgáltatások adatai is. Az elszámolás tartalmazza mindezek mennyiségét, egységárát és értékét.
Az elszámolásban az első tétel a havi alapdíj, amit a szerződés ilyen címen tartalmaz. A havi alapdíjban az alapszolgáltatások mennyiségtől független értéke szerepel. Ezek a könyvelési megbízással akkor is együtt járnak, ha a könyvelt vállalkozás egyáltalán nem végez tevékenységet, nincs bevétele, azaz egyetlen kibocsátott számlája sem.
A havi alapdíj jellemzően a következő szolgáltatásokra nyújt átalányfedezetet (részletesen ld.: Szolgáltatáscsomagok tartalmi ismertetése):
- A könyvelt vállalkozás könyvviteli nyilvántartó rendszerének létrehozása, fenntartása, üzemeltetése;
- A könyvelt vállalkozás adat-, irat- és bizonylatrendszerének kezelése;
- Adóhatóságok előtti teljes körű képviselet, ami nem csupán az ellenőrzésekre terjed ki, hanem a teljes adóhatósági kapcsolatrendszerre, mint pl. hivatalos iratok fogadása, kezelése, ügyintézések;
- Valamennyi kötelező adóbevallás elkészítése és benyújtása, feldolgozásának visszaellenőrzése még akkor is, ha a bevallásban nulla értékadatok szerepelnek;
- Adótanácsadás (igény szerint a szolgáltatáscsomag időkeretén belül);
- Tájékoztató jelentések rendelkezésre bocsátásra, melyek egy része automatikus, pl. áfa részletező, más részük kérésre kerül kibocsátásra, pl. kintlévőségek, eredményesség, aktuális vagyoni helyzet stb.;
- Kötelező éves számviteli beszámoló összeállítása, jóváhagyatása, közzététele;
- Egy fő – pl. az ügyvezető – bérelszámolása avagy az egyéni vállalkozó kivét illetve járulékminimum elszámolása;
- A szolgáltatáscsomagban meghatározott bizonylatmennyiség könyvviteli feldolgozása, azaz lekönyvelése. Ezek a mennyiségkeretek a szolgáltatáscsomag leírásában megtalálhatók (Szolgáltatáscsomagok tartalmi ismertetése) és úgy kell értelmezni, hogy minden számla kettő gazdasági eseménynek minősül tekintettel arra, hogy a számla kibocsátása vagy befogadása egyrészt egy teljesítmény- és adó-elszámolási tétel, másrészt a pénzügyi rendezése (kifizetése) pénzforgalmi tétel, amely a számla kibocsátástól elkülönült esemény a könyvelésben, akár banki átutalással, akár készpénzzel, akár egyéb módon történik a számla kifizetése. Tehát például a „B” csomagban az alapdíjban foglalt könyvelési tételmennyiség 60 db azt jelenti, hogy 30 db számla annak kifizetési eseményeivel együtt. Azok a könyvelt tételek, melyek nem számlák, például nyugtaösszesítő vagy egy kölcsönszerződés, csak egy-egy tételnek számítanak, hiszen ezek egyetlen könyvelési tételt képeznek a rendszerben.
Az alapdíjon felül a következő díjtételek elszámolását szerepeltetjük számláinkon:
Bérelszámolás (és bérügyvitel): Az elszámolás alapja az elszámolt időszakban irodánk által elvégzett bérelszámolásban érintett létszám. A bérelszámolás, mint könyvelőirodai szolgáltatás tehát mindig a foglalkoztatás hónapját követő hónapban értelmezhető, ennek megfelelően a bérelszámolás címén számlázott létszám nem a számlában feltüntetett időszak foglalkoztatotti létszáma lesz, hanem az a korábbi havi létszám, melynek bérelszámolását a számlázott időszakban végezte irodánk.
Többlet tételek könyvelése: Az alapdíjban a fentiek szerint meghatározott tételmennyiséget meghaladó könyvelési tételeknek további egységdíja van. Az elszámolás alapja ugyancsak az elszámolás, mint tevékenység hónapjának mennyiségi adatai, azaz nem az elszámolt időszakban keletkezett számlák száma, hanem az elszámolt időszakot megelőző hónapban keletkezett számlák mennyisége, melyek könyvelése az elszámolt időszakban történik meg.
A számlák mennyiségét a NAV Onlineszámla rendszerből történő lekérdezéssel határozzuk meg, tehát minden olyan számla beleszámít, amit a könyvelt vállalkozás kibocsátott és minden olyan számla, amelyet számára egy másik vállalkozás bocsátott ki. Ezzel olyan számlák is beszámításra kerülnek, melyeknek eredeti példányait a megrendelő nem adta át könyvelés céljára.
A többlet tételek feldolgozásához a szükséges erőforrások értékével arányos, számlaféleségenként eltérő egységdíjakat határozunk meg a következők szerint:
- Kimenő számlák: Ezek feldolgozása a legjobban automatizálható, ezért ezek egységára a legalacsonyabb;
- Pénztárgépek napi forgalmi jelentései: 2023. év végéig még kézi rögzítés szükséges, ezért abban az időszakban az egységdíj magasabb, de a díjazásban figyelembe vettük az adattartalom egyszerűségét is; A 2024. évtől a pénztárgépek körében nem végzünk már sem kézi rögzítést sem dokumentumkezelést (csak NAV-tól letöltött adatokkal dolgozunk), ezért 2024-től a pénztárgépek forgalmának nincs tételdíja.
- Beérkező számlák: Ezek feldolgozása a legkörülményesebb, hiszen áfa levonási jog feltételeinek biztosítása, költségnemekre, költséghelyekre bontás stb. feladatokkal járnak, ezért a beérkező számlák feldolgozásának díja a legmagasabb.
Az alapdíjban foglalt tételmennyiség mindig a legmagasabb díjazású bizonylatféleségből kerül levonásra, így a többlet tételek feldolgozásáért a mérsékeltebb díjakat számítjuk fel.
Mindhárom bizonylattípus esetében kedvezmény formájában érvényesítjük, ha a bizonylat kezelésével kapcsolatos valamely feladatunkat az ügyfél vagy az általa alkalmazott információtechnológiai rendszer (pl. számlázó) részben vagy egészben átveszi.
E-számlakép néven kedvezményt biztosítunk, és ezzel csökkentjük a megfizetendő tételdíjat, ha a számlaképek jól felhasználható fájlként érkeznek irodánkba.
Jól felhasználható és kedvezményre jogosító az a számlakép fájl, amelyik:
- Megfelelő felbontású, jól olvasható, mégis kis helyigényű pdf fájl.
- Egyértelműen a bizonylatnak megfelelő, tehát egy fáljban csak egyetlen bizonylat képe van, annak azonban valamennyi oldala, mégpedig a valós bizonylattal megegyező sorrendben.
Nem alkalmas és a kedvezményre nem jogosító az a fájl, amely fénykép, illetve bármi, ami nem pdf, minden képfájl, ami nem jól olvasható, amely túl nagy fájlméretű, amelyben egy fájl több bizonylatot tartalmaz (pl. az egymás mellé tett és egy lapra szkennelt számlák), vagy ha az azonos bizonylat különböző oldalai külön fájlokban vannak.
E-irattár néven további kedvezményt biztosítunk, ha nem csupán a képfájlt kapjuk felhasználható formában, hanem annak elnevezése is olyan, ami azonnal iktatásra alkalmassá teszi azt. Ez csak a számlák esetében lehetséges, ahol a képfájl elnevezése az alábbi konvenciót követi:
Számlakibocsátó adószámának 1-8 számjegye, egy hozzáfűzött aláhúzásjellel, és a hozzáfűzött számlasorszámmal, mely számlasorszámból kihagyásra kerülnek az angol ABC-ben és az arab számrendszerben nem alkalmazott különleges karakterek, illetve az ékezetes betűket ékezet nélkülire cseréljük.
Például a 28764553-2-13 adószámú számlakibocsátó BW-2022-1515 számú számlájáról készült pdf fájlneve 28764553_BW20221515.pdf lesz, vagy az 12345678-2-41 adószámú számlakibocsátó ÉK-2022/542 számú számlája az 12345678_EK2022542.pdf nevet kapja.
Ha a könyvelőiroda olyan jogosultsággal rendelkezik a könyvelt vállalkozás által alkalmazott számítógépes program felett, amely lehetővé teszi a számlaképek letöltését, úgy az E-számlakép kedvezmény automatikusan jár, valamint ha az adott rendszer biztosítja azt is, hogy a letöltött képfájlok elnevezésében a számlasorszám megtalálható (közömbös, hogy milyen formában), akkor az E-irattár kedvezmény is automatikusan elszámolásra kerül. A legismertebb online számlázó programok általában ezeket biztosítani képesek.